Comment déclarer un rembourssement de la part d'un client ?

[Xuan 14,637]

Bonjour,

Je m'arrache les cheveux sur un soucis assez complexe, à moins que je ne me noie dans un verre d'eau comme à mon habitude.

Comment expliquer simplement ? J'ai facturé quelques prestations à l'international en passant par une boîte US type patreon qui sert d'intermédiaire.
Je vais pas rentrer dans les détails de son fonctionnement, je dirai juste que je l'utilise depuis des mois et ça a bien fonctionné jusqu'à présent sans soucis.

Sauf que l'autre jour, soudainement, il manquait 2% à la somme de la prestation. En gros si la presta valait 50€, je n'ai reçu que 49 au lieu de 50. Ce n'est pas une erreur ni du client d'origine ni de la boîte intermédiaire. On soupçonne que c'est stripe express qui a fait des siennes pour raison X (je tiens à signaler que j'ai parlé avec d'autres personnes offrant des prestas avec cette boîte, et ils n'ont pas ce soucis de perte de 2%).

Enfin bref, on s'en fiche de savoir où sont passés les 2% ni le pourquoi du comment : là n'est pas le problème...Enfin si, mais mon problème à l'instant est que la boîte m'a dit qu'en attendant ils me rembourseraient dès que j'aurais "perdu" aux alentours de 10€ à cause de ce bug.
Sauf que, comment suis-je censé déclarer ce remboursement ?
Imaginons que je facture 5 prestas à 100€. Je reçois par erreur 5 fois 98€, et par la suite un nouveau virement de 10€ pour combler l'erreur de manque à gagner.
...
Donc, qu'est ce que ça signifie pour ma compta et mon livre de recettes ? 5 factures à 100€ ? Ou bien 5 à 98, puis une autre à 10, pour une presta "inexistante" ?
Faut-il faire une facture "spéciale" ? Ce n'est vraiment un paiement en plusieurs fois, vu que ça concerne plusieurs prestations ayant rencontré un problème de paiement !

Honnêtement, je préfère m’asseoir sur les 2% en moins, ne pas demander de remboursement, et simplement indiquer qu'il y avait des frais et que j'ai reçu 98€ au lieu de 100 (au risque qu'on me demande ensuite pourquoi il n'y a plus de frais une fois que ce bug sera résolu).

Il va vraiment falloir que je me trouve un comptable de confiance pour me faire toute la paperasse, car là je stresse de plus en plus. 😞

Modifié 20 août 2023 par Xuan

[Yun77 28,235]

Coucou @Xuan !

Ben comme d'habitude ! Je vais te dire de ne déclarer que ce que tu reçois sur le compte. Fais tes factures comme d'hab (donc 100€ dans ton exemple) mais ne déclare que ce qui a été vraiment reçu 98*5 puis 10 pour lesquels tu ne fais pas de facture hein ! quand tu les auras reçus. Comme quand tu reçois un acompte en quelques sortes.

[Xuan 14,637]

Salut @Yun77,

Donc tu veux dire que si je dois payer mes cotisations entre-temps, je déclare 98*5 tant que je n'aurais pas reçu les 10€, c'est bien ça ?
Et sur mon livre de recette, qu'est-ce que j'indique quand les 10€ arrivent ? Que c'est rattaché aux autres factures à 100€ ?

[Yun77 28,235]

Il y a 13 heures, Xuan a dit :

je déclare 98*5 tant que je n'aurais pas reçu les 10€, c'est bien ça ?

oui ! comme pour un acompte.

 

Il y a 13 heures, Xuan a dit :

qu'est-ce que j'indique quand les 10€ arrivent ?

ben un truc genre rattrapage sur les commandes bla bla et blibli ^^

Il y a 13 heures, Xuan a dit :

Que c'est rattaché aux autres factures à 100€ ?

tu peux le mettre dans une colonne "notes", c'est comme ça que je fais le plus souvent. Par contre quand tout a été réglé dans le même mois, là pas de soucis, je mets le total de la commande directement. Après j'avoue une fois j'ai eu une cliente qui a décidé de payer par paypal, je l'avais prévenue qu'elle aurait des frais supplémentaires, mais franchement je me suis assis dessus, plutôt que de m'embêter à tout compter. Mais dans ton cas ça a l'air récurrent, donc il faut que tu décides d'une démarche qui ne te prennent pas trop de temps, et tu n'en dévies plus.

Tant que l'inspecteur comprendra la logique et verra que tu n'essaies d'aucune façons de gruger sur tes déclarations, je suis sûr que tu n'auras aucun problème, tu devras peut-être juste ajuster ta façon de faire, mais tu seras pas pénalisé, une fois de plus, je crois que tu t'inquiètes trop. Tu dis qu'il faut que tu délègues à qqn tout ça, c'est peut-être une solution mais je suis loin d'en être sûr, parce que d'abord tu vas payer ce genre de service très cher et surtout qu'ensuite, ce sera peut-être ce délégué qui te demandera de faire des trucs encore plus compliqués que tu auras encore moins envie de faire.

Là tu es libre d'imposer un tant soit peu les règles et de créer les documents que tu veux (fais les justement de façon à ce qu'ils soient simples et adaptés pour toi). Je te l'ai déjà dit, du moment que tu payes tes impôts, que tu déclares tout l'argent qui rentre et  que tu respectes "j'ai des cgv, je fais des devis, des factures et un livre de recette", tout devrait se passer comme sur des roulettes, y compris le contrôle. L'état est pas là pour plomber des entreprises qui font rentrer de l'argent.

Et puis tu vas évoluer dans ton fonctionnement aussi je pense. Tu vas peut-être te rendre compte que cette tâche est un peu embêtante à faire, du coup tu vas la simplifier. exemple : après cette histoire de paiement paypal, j'ai de nouveau changer mon devis pour qu'ils apparaissent dessus, que les choses soient très claires dès le départ, et qu'ils se calculent automatiquement (moins de temps perdu aussi), et dans mon squelette de mail type, c'est clairement expliqué que ces frais s'appliquent  seulement à partir du moment ou au moins un des deux paiements (acompte et reste à payer) serait effectué via paypal, sinon ils n'ont pas à payer. Ca ne me met pas vraiment plus à l'abris qu'avant, mais le client est mieux averti et je perds moins de temps.

Il faut essayer régulièrement d'améliorer les processus, comme pour le dp finalement.

[Xuan 14,637]

Merci @Yun77, c'est pas vraiment l'état en lui-même qui me fait peur...Enfin si, mais plus le côté bureaucratique et le côté inflexibles de certains agents/inspecteurs. Je me demande même si certains n'ont pas des quotas à respecter...
J'ai discuté avec d'autres personnes, et après qu'un artiste en qui j'ai toute ma confiance (et assez connu, plusieurs sur DPS doivent le suivre) m'a raconté qu'il s'est retrouvé à devoir payer un redressement de 3k et quelques car il aurait dû déclarer son CA en "micro BNC" plutôt qu'en "traitements & salaires" (alors que des agents des impôts lui avaient remis un document tamponné certifiant qu'il devait déclarer en "traitement & salaires"), ben ça me stresse assez.
Plus ma phobie administrative de base, plus d'autres mauvaises expériences personnelles...
J'en parlais avec un ami graphiste récemment : bien qu'on tente de faire évoluer notre boîte, on préfère rester assez "petit" et grandir très lentement, de ne pas faire trop de vagues, et lui et moi tirons un trait sur plusieurs sources de revenus possibles (mais surtout qui sembleraient trop casse-têtes et/ou exotiques pour un inspecteur) car finalement le risque de payer plus que notre CA en cas de contrôle est trop grand, à moins de vraiment gagner beaucoup et être très bien entouré par d'autres professionnels.
Pour le coup, je m'auto-saborde moi-même pour le moment car c'est mon instinct de survie, mais bon, ça ce serait une histoire pour un autre jour.

En attendant, j'ai vraiment du mal à me représenter les rattrapages sur les commandes, ou la colonne de note : je crois que mon livre de recette ne doit pas être parfait. ^^ Tu pourrais m'envoyer un screenshot du tiens ? Sans les montants encaissés, clients, etc, car c'est des données persos : c'est plutôt pour me faire une idée de comment tu es organisé.

Au passage, vu que tu as mentionné paypal : j'ai entendu plusieurs fois que les frais de transactions paypal ne peuvent être débités quand on est en ME, et que ce n'est pas au client de les payer. Donc oui, on est plus ou moins obligé de s’asseoir dessus et de déclarer ce que l'on facture et non ce que l'on encaisse via paypal.

Modifié 28 août 2023 par Xuan

[Yun77 28,235]

Il y a 2 heures, Xuan a dit :

j'ai entendu plusieurs fois que les frais de transactions paypal ne peuvent être débités quand on est en ME, et que ce n'est pas au client de les payer.

où t'as entendu ça ?

Je t'envoie un ou deux doc vierge par mail. Je fais le tarif que je veux donc au final, je peux toujours l'inclure dans mon tarif d'une manière ou d'une autre.

[Xuan 14,637]

Le 8/28/2023 à 12:35 PM, Yun77 a dit :

Je t'envoie un ou deux doc vierge par mail. Je fais le tarif que je veux donc au final, je peux toujours l'inclure dans mon tarif d'une manière ou d'une autre.

Salut Yun, je les ai bien reçus, merci beaucoup ! 🙂 Je t'ai même répondu, mais outlook n'arrête pas de me signaler que mes messages n'arrivent pas. Tu les as bien reçus ? 😕

[Yun77 28,235]

effectivement j'ai rien reçu

[Xuan 14,637]

il y a 57 minutes, Yun77 a dit :

effectivement j'ai rien reçu

C'est vraiment bizarre, pourtant j'ai cliqué sur répondre puis envoyer 😕

Enfin bref, du coup merci d'avoir envoyé les fichiers en tout cas. 🙂 Concernant le livre de recettes, tu rajouterais une colonne sur le côté pour les restes à payer c'est bien ça ?

[Yun77 28,235]

Non, la colonne y est déjà, je l'ai appelée "notes" (Pouah ! L'imagination !).

Ta question me fait me demander si tu l'as bien compris mon tableau, c'est un tableau avec des formules, tu ne remplies pas la feuille récap, tu remplies les feuilles des mois, et donc dans ton opération de crédit de 98 €, dans la colonne notes tu mets qu'il en manque deux. Je t'autorise à l'utiliser le modifier à ta guise (pas de commerce bien sûr X) ) mais fais attention quand tu cliques sur une case regarde s'il y a une formule (c'est surtout vrai pour le devis il me semble).

J'espère que ça te sera utile.

 

[Xuan 14,637]

Il y a 8 heures, Yun77 a dit :

Ta question me fait me demander si tu l'as bien compris mon tableau,

Le génie que je suis avait juste regardé le tableau depuis outlook sur son navigateur web, donc n'avait pas vu qu'il y avait toutes les autres feuilles (une par mois) ! 😅
Ok, c'est bon, j'ai compris du coup : merci beaucoup. Je pense que je rajouterai juste une petite colonne note quand c'est nécessaire. 🙂

Au passage (bon, là je fais mon curieux) vu que tu as ajouté une ligne "impôts Urssaf", pourquoi tu n'as pas mis de formule pour automatiquement calculer les cotisations ?

[Yun77 28,235]

Il y a 1 heure, Xuan a dit :

pourquoi tu n'as pas mis de formule pour automatiquement calculer les cotisations ?

Parce que je m'attends à des erreurs de leurs part, pardi XD ! Mais non je blague, n'empêche que ce sera aussi plus pratique s'ils se trompe, mais comme je te l'ai dit, je ne rempli d'opérations dans ce tableau qu'uniquement quand l'argent est déplacé depuis ou vers mon compte, donc je n'en avais pas le choix. La page de récap c'est juste pour me faire plaisir et avoir une idée de la progression. Je te conseille de créer ton tableau, un tableau qui te plaît à toi !

Il me semble que la seule obligation pour le tableau, c'est d'y noter tes entrées et sorties, mais perso je trouve que ça ne suffit pas, j'ai préféré y mettre au moins les totaux, les ref de facture et devis pour s'y retrouver facilement, le moyen de paiement aussi, parce que si tu es payé en liquide, il n'y aura pas d'autres traces, donc s'il y a un problème ce sera difficile de s'y retrouver.

[Xuan 14,637]

il y a une heure, Yun77 a dit :

Parce que je m'attends à des erreurs de leurs part, pardi XD ! Mais non je blague, n'empêche que ce sera aussi plus pratique s'ils se trompe, mais comme je te l'ai dit, je ne rempli d'opérations dans ce tableau qu'uniquement quand l'argent est déplacé depuis ou vers mon compte, donc je n'en avais pas le choix. La page de récap c'est juste pour me faire plaisir et avoir une idée de la progression. Je te conseille de créer ton tableau, un tableau qui te plaît à toi !

Il me semble que la seule obligation pour le tableau, c'est d'y noter tes entrées et sorties, mais perso je trouve que ça ne suffit pas, j'ai préféré y mettre au moins les totaux, les ref de facture et devis pour s'y retrouver facilement, le moyen de paiement aussi, parce que si tu es payé en liquide, il n'y aura pas d'autres traces, donc s'il y a un problème ce sera difficile de s'y retrouver.

Ah mais je suis d'accord avec toi, d'ailleurs puisqu'on y est voilà une capture d'écran du modèle que j'utilises, que j'avais téléchargé sur le net et légèrement modifié.
Tu peux voir à quel point je suis parano (d'un autre côté, le mieux est souvent l’ennemi du bien...) : je suis allé jusqu'à marquer en jaune les crédits ou débits n'ayant rien à voir avec l'activité, comme par exemple les frais de tenues de compte, voir les deux centimes que t'envoie paypal quand tu connecte ton compte en banque.
J'indique également le total mensuel de mon compte en banque, mais ça c'est plutôt pour m'y retrouver. Par exemple, si je facture 100 mais que paypal me prend 2 euros en frais de transaction, ben je n'aurais que 98 dans ma banque...Bon, en théorie, il faudrait du coup que j'indique ces 2 euros quelques part (à droite dans mes débits ? Sauf que logiquement ce devrait être pour les débits de mon compte), mais j'ai parlé avec un pote graphiste qui lui pour le coup n'indique nulle part les frais pris par paypal...Honnêtement, je pense faire comme lui car ça me prend la tête.


 

[Yun77 28,235]

Ben c'est bien comme tableau, c'est pas la peine de se prendre plus la tête.

il y a 38 minutes, Xuan a dit :

je suis allé jusqu'à marquer en jaune les crédits ou débits n'ayant rien à voir avec l'activité

ouais ça c'est moyen je pense. parce qu'il ne doit y avoir que les trucs en rapport avec l'activité je pense.

il y a 39 minutes, Xuan a dit :

un pote graphiste qui lui pour le coup n'indique nulle part les frais pris par paypal

je ne les mets pas non plus.

[Xuan 14,637]

il y a 14 minutes, Yun77 a dit :

ouais ça c'est moyen je pense. parce qu'il ne doit y avoir que les trucs en rapport avec l'activité je pense.

Oui, je c'est que c'est moyen. 😕 Mais le soucis est que je me suis retrouvé avec des crédits et débits n'ayant rien à voir avec l'activité, et de ce que j'ai compris le livre de recettes doit montrer tous les mouvements du compte.

[Yun77 28,235]

Il y a 5 heures, Xuan a dit :

doit montrer tous les mouvements du compte.

non. Ex : si tu transfères des fonds vers un autre compte courant, ça ne doit pas y figurer. ex encore pire : tu utilises le compte courant commun avec ta femme comme compte d'entreprise puisque c'est toléré, tu peux pas faire figurer tes achats quotidiens. Je serais toi je n'y mettrais que ce qui concerne ton activité. La micro c'est un statut qui te permet justement plus de liberté, profite !

[Xuan 14,637]

il y a 55 minutes, Yun77 a dit :

non. Ex : si tu transfères des fonds vers un autre compte courant, ça ne doit pas y figurer. ex encore pire : tu utilises le compte courant commun avec ta femme comme compte d'entreprise puisque c'est toléré, tu peux pas faire figurer tes achats quotidiens. Je serais toi je n'y mettrais que ce qui concerne ton activité. La micro c'est un statut qui te permet justement plus de liberté, profite !

Ok, ben je vais me renseigner car ce n'est pas ce que j'avais entendu à l'époque. '.' Justement sur ce que tu dis à propos des achats quotidiens, c'était une des raisons évoquées que j'avais vu afin de pousser les gens vers un compte dédié à l'activité : "parce qu'avec ton compte perso, faudra tout faire figurer sur le livre de recettes !".